‘Verdieping maakte me een betere systeemarchitect’

Voordat Stefan Rutjes systeemarchitect werd, doorzwom hij heel wat andere watertjes. Zo heeft hij er een lange carrière als ingenieur opzitten. Aanvankelijk ontwierp hij offset-drukmachines. In 2019 gooide hij het over een andere boeg, en ging hij als mechanical-engineer in dienst bij Demcon. ‘Ik belandde steeds meer in de lead’, stelt hij. ‘Zo deed ik verschillende grote projecten. Uiteindelijk werd ik actief als systeemarchitect.’

Die rol was Rutjes op het lijf geschreven. ‘Je moet leren meedenken met de klant, en dat vind ik geweldig’, stelt hij. ‘Waar zitten zij mee in hun maag? Wat zijn hun uitdagingen? Je kan een geweldig stukje technologie voor ze ontwerpen, maar als het niet overeenkomt met wat zij willen, dan ga je uit de bocht.’

Bij Demcon zit dat ingebed in hun ontwerpprocessen. ‘Als er een project bij Demcon van start gaat, dan is de systeemarchitect daarvoor al betrokken geweest’, stelt Rutjes. ‘Bij de afstemming met de klant zit een systeemarchitect mee aan tafel. Daar kunnen ze al richting geven aan het project en de belangrijke vragen stellen. Kunnen wij dit binnen Demcon doen? Is dit iets wat goed bij Demcon past? Hebben we de juiste mensen om dit vraagstuk aan te pakken?’

Verdiepingsslag

Toch vond Rutjes dat hij nog bij te leren had. Die verdieping vond hij in de opleiding System Architecture (Sysarch) van High Tech Institute. ‘Ik wilde de verdiepingsslag kunnen maken. Ik heb deze functie vooral ‘on-the-job’ geleerd. Dat gaf me een goede basis. Bij Demcon gebruiken we reeds frameworks voor systeemarchitectuur. Toch vond ik het tijd om buiten deze frameworks systematische aanpakken te ontdekken. De training hielp me om extra handvatten en inzicht te krijgen.’

Niet alleen de inhoud van de opleiding hielp Rutjes vooruit. ‘De training wordt georganiseerd in een setting met een gemêleerde groep. Er kwamen heel wat zienswijzen bij elkaar. Mijn groep bestond uit een mix van software-, mechanical- en electrical-engineers. Enkelen onder hen hadden ook al ervaring in systeemengineering opgedaan. We kwamen allemaal uit andere bedrijven. De interacties die we met elkaar hadden waren waardevol. De gesprekken van ‘hee, hoe pakken jullie zoiets aan?’, hebben me enorm veel bijgebracht.’

Tijdens de training ligt de nadruk ook op een praktische case. Sterkend in het leerproces, volgens Rutjes. ‘Parallel aan de theorie ontwikkel je een case in de groep. Je krijgt een klantvraag, en op basis daarvan moet je een voorstel pitchen op het einde van de training. In de groepen ontstaan er verschillende visies op hetzelfde probleem. Dat bleek erg interessant. Je zag een grote divergentie en soms convergentie tussen ideeën ontstaan.’

Sinds de training begon Rutjes veel bewuster standpunten in te nemen, en schuift hij duidelijker de noden van verschillende groepen naar voren. Volgens hem is dat het belangrijkste dat hij leerde in de training. ‘Dat gebeurde voordien natuurlijk ook al. Maar ik werd er me bewuster van. Ik maak nu bijvoorbeeld regelmatig tijd vrij om het hele project sterk vanuit het standpunt van de klant te onderzoeken. Een andere dag neem ik dan weer alles onder de loep vanuit het oogpunt van usability.’

Dat neemt op zijn beurt tijd in beslag. Sinds de opleiding maakt Rutjes meer tijd vrij om een echte systeemarchitect te zijn. ‘Dit is een rol waarbij je soms gewoon rustig moet kunnen nadenken’, stelt hij. ‘Tijdens een hectische dag is dat moeilijk, maar het is wel nodig. Daarom plan ik mijn agenda vandaag wat ruimer in. Ik hou graag dertig procent vrije ruimte om rustig na te kunnen denken over zaken zoals systeemkeuzes of met wie er gepraat moet worden. Zeker na de training ben ik dat veel bewuster gaan doen. Ik neem nu echt de tijd.’

Systeempuzzel

Rutjes is erg enthousiast over zijn werk als systeemarchitect. ‘Een systeemarchitect staat eigenlijk naast het team. Je denkt op elke positie mee, maar bent nergens een expert in. Je moet vragen stellen aan mensen, zodat ze zelf tot inzichten komen en groeien. Een systeemarchitect is volgens mij geen trekkende rol, maar een inspirerende rol.’

Soms gaat dat over zaken zoals stakeholders consulteren en frameworks uitwerken. Maar een systeemarchitect speelt ook een belangrijke informele rol. ‘Je loopt langs mensen heen, en maakt hier en daar een praatje’, stelt Rutjes. ‘Dat klinkt banaal, maar dat is een cruciaal onderdeel van mijn job. Ik plaats het zelfs in mijn agenda (lacht). Dat gaat trouwens niet altijd over het technische. Soms worstelt iemand niet met de techniek, maar loopt de samenwerking in het team stroef. Daar werk ik ook op.’

Tegelijk moet een systeemarchitect ook leren kiezen. ‘Je maakt constant afwegingen, bijvoorbeeld tussen kosten en performance’, stelt Rutjes. ‘Dat moet je op zijn beurt ook aftoetsen met de stakeholders. Je moet de pols checken bij hen, zodat je de juiste keuze maakt.’

Dat betekent niet enkel aftoetsen bij de klant. De hele keten is belangrijk voor een systeemarchitect. ‘Misschien is het de installateur van de technologie waarmee je moet spreken? Of misschien de persoon die het onderhoud doet? Dat zijn spelers die naast de klant staan, maar die soms het verschil kunnen maken tussen een succesvol en een niet succesvol product. Je bent eigenlijk constant op zoek naar de juiste mensen bij wie je even in de schoenen kan staan.’

Voor Rutjes is systeemarchitect in ieder geval een erg leuk vak. ‘De diversiteit spreekt me het meeste aan’, besluit hij. ‘Het is alsof je een grote puzzel in elkaar steekt. Je moet alle voorwaardes, vereisten, zienswijzen en het budget mooi in elkaar laten vloeien. Zo’n puzzel met succes kunnen oplossen, dat is wat deze job zo interessant maakt voor mij.’