Zwak leiderschap vaak hindernis naar volledige transparantie in ontwikkeling en productie

Een goed configuratiemanagementproces voor hightech systemen levert kostenbesparingen, slagkracht en een volledige transparante ontwikkeling en productie. Grote hindernis om zo’n proces in te voeren, is gebrekkig leiderschap, constateert Frank Ploegmakers, docent van de High Tech Institute-training Product Configuration Management. ‘De verantwoordelijken voor technologie, development en operations zijn niet altijd in staat om door te dringen tot de kern van de complexiteit.’

René Raaijmakers

‘Is dat niet veel te duur, al dat personeel dat de hele dag maar naar zo’n scherm zit te staren?’ Wim van der Leegte, oprichter van VDL, het Nederlandse maakbedrijf bij uitstek, schijnt het meermalen hardop te hebben gezegd als hij weer eens bij een hightechklant door kantoorruimtes liep met hordes ingenieurs, allemaal gebogen achter grote displays.

Van der Leegtes wereld bestaat grotendeels uit draaien, frezen en lassen. Alle handen aan de machine, zonder zweet geen brood op de plank. Die wereld bestaat nog steeds, maar het ontwerpen van die werkelijkheid doen technici vrijwel geheel achter het bureau. Elektronici, softwareontwerpers, optici, mechanisch constructeurs: allemaal hebben ze hun eigen computergereedschappen. Zelfs de prototyping verschuift naar de virtuele omgeving. Haal bij een willekeurige hightechonderneming de designtools weg en je kunt het bedrijf opdoeken.

Binnen een hightechorganisatie produceren hordes ingenieurs een gigantische brij technische data: deelontwerpen van printplaten, motoren, sensoren, mechanische en optische onderdelen, noem maar op. Om de samenhang hiervan in de hand te houden, is het vakgebied configuratiemanagement ontwikkeld. Het zorgt ervoor dat verschillende disciplines gezamenlijk aan een ontwerp kunnen werken, en daarbij het proces van design tot en met het geleverde product met elkaar beheersen.

Het is moeilijk te geloven, maar nog slechts een klein deel van de hightechmachinebouwers heeft een configuratiemanagementproces en -methode gespecificeerd en geïmplementeerd binnen de daarvoor geschikte ict-tools. ‘Bij heel veel bedrijven bestaat dit niet’, zegt Frank Ploegmakers, docent systeemconfiguratiemanagement bij High Tech Institute. ‘Configuratiemanagementtools zijn nodig om alle ontwerpkennis uit te wisselen, te toetsen, te borgen, vast te houden en in een structuur te plaatsen. Ik denk dat slechts een klein deel van de machinebouwers hun ontwikkel- en maakprocessen hebben vastgelegd en het op de juiste manier gebruiken en bijvoorbeeld begrijpen wat baselinen is’.

Baselinen

Om uit te leggen wat baselinen is en de problematiek te verhelderen, maken we even een uitstapje naar de ideale wereld. Daarin leveren geniale mechanici, elektronici en software-engineers in goed overleg perfecte deelontwerpen. Die zijn – wonder boven wonder – allemaal de eerste keer goed. Iedereen blij: dat gaat werken! We kunnen produceren! De hoogst verantwoordelijke geeft het startschot en de ontwerpafdeling trekt een baseline. Daarin is het machineontwerp nauwkeurig vastgelegd: materialen, samenstelling, inkooponderdelen, modules, samenhang (denk aan geometrie en kwaliteitsspecificaties) en de bijbehorende software. Productie kan aan de slag en inkoop kan bestellen om de machine te gaan maken.

Was het maar zo eenvoudig, zucht nu iedere technicus. In de praktijk zijn er vele ontwerpslagen. Verbetering volgt op verbetering. Voor je het weet, zit mechanica op versie 3, de elektronica-afdeling op versie 6 en het softwareteam op versie 4.11. Ook geen ramp, want als eenmaal een baseline is getrokken, is ook in dit geval de machine tot in detail in samenhang gedefinieerd.

De praktijk is anders. Ook na ‘het trekken van de baseline’ gaan we door met verbeteren. Component met versienummer 5 zit in de baseline, maar de constructeur heeft toch nog iets gevonden waardoor het beter of goedkoper kan. Dus zal productie versienummer 6 moeten meenemen. Zelfs dan is er geen man overboord, maar in de praktijk werken vele technici en disciplines allemaal aan hun eigen deelontwerp.

Dan blijken er ineens honderden kleine tot grote verbeteringen op een baseline te zijn losgelaten. Wie heeft dan nog het overzicht? Wie weet dan nog de relatie tussen het product of de machine bij de klant en de baseline binnen de eigen organisatie? Ploegmakers: ‘Met de huidige complexe producten en systemen heb je iets nodig waarmee je overzicht kunt houden, zodat duidelijk is waar iedereen mee bezig is en hoe wijzigingen in baselines inzichtelijk blijven.’

In de softwareontwikkeling is configuratiemanagement overigens wel overal gemeengoed. Aan het einde van een dag ontwikkelen leveren de engineers in die discipline hun spullen in en ’s nachts wordt er een build gedraaid: het programma met alle recente toevoegingen. Een dergelijke werkmethode zouden andere disciplines ook moeten hanteren, meent Ploegmakers. ‘Bedrijven doen gek genoeg wel softwareconfiguratiemanagement, maar ze passen het niet toe op systeemniveau.’

Volgens Ploegmakers komt dat omdat veel bedrijven (nog) niet inzien dat dit hun grote probleem is. ‘Als ik tegen een softwaremanager zeg: ‘Ik haal nu jouw softwareconfiguratiesysteem weg’, dan raakt hij helemaal in paniek, want dan kan hij zijn softwareoutput niet meer realiseren. Maar in de meeste product- of machinebouworganisaties zitten op een hoger niveau medewerkers die over multidisciplinaire systeemintegratie moeten waken met tienduizenden of zelfs honderdduizenden componenten en die doen dat niet. Als ik het daar met softwaremensen over heb dan zeggen ze tegen me: ‘Frank, je legt de vinger op de zere plek.’’

Complicerende factor is de tijd tussen het trekken van de baseline en een werkende machine. Bij software ziet iedereen de volgende ochtend het resultaat, maar bij hardware gaan daar maanden overheen. Met een grote kans dat er wijzigingen doorheen glippen die niet met iedereen zijn afgestemd.

Met een configuratiemanagementsysteem voorkom je dat, zegt Ploegmakers. ‘Daarmee creëer je volledige transparantie. De kracht van baselinen is dat het hele bedrijf ermee werkt. Iedereen kan op elk moment zien hoe de ontwikkeling en productie ervoor staan.’

Ploegmakers vergelijkt het met een film. ‘Je kunt de hele geschiedenis terugspoelen. Je creëert time stamps. Je ziet gewoon een historische ontwikkeling van jouw product met alle voordelen van dien. Het kan nuttig zijn om terug te kijken naar baselines en daarnaast is het fijn voor de klant. Je kunt de precieze configuratie terughalen als deze een extra bestelling plaatst.’

Inzicht en overzicht

Configuratiemanagement is geen probleem van it, de reliability- of de r&d-afdeling, benadrukt Ploegmakers. ‘Dit gaat over alle afdelingen heen, van de cto tot aan de fabrieksvloer.’ Het echte probleem zit volgens hem vaak in leiderschap. ‘De verantwoordelijken voor technologie, development en operations zijn niet altijd in staat om door te dringen tot de kern van de complexiteit. Organisaties kunnen prachtige configuraties van producten en machines leveren aan klanten, maar de interne beheersing van deze configuraties laat vaak te wensen over. Leiders van bedrijven zien vaak niet dat dit tot enorme inefficiënties en ineffectiviteit leidt.’

Het managen en automatiseren van de bedrijfsprocessen begint bij inzicht in de eigen onderneming en een goed overzicht van de complexiteit. ‘Het start met een goed model van het bedrijf. Veel leidinggevenden zijn niet in staat om dat samen met alle teams op te stellen. Maar het is wel nodig als je met een grote organisatie complexe producten of machines wilt realiseren. Als je product én je bedrijf complexer worden, dan heb je juist een simpele methode nodig om het configuratieproces te managen.’ Als dat proces en de daarbij behorende werkmethodes eenmaal bekend zijn, is de invoering van de benodigde informatietechnologie eenvoudig. ‘Dan is het in no time te configureren in pdm- en erp-systemen.’

Schetst Ploegmakers met deze laatste stelling niet een wat al te rooskleurig beeld? ‘Nee’, zegt hij. ‘Het moeilijke is om eerst de complexiteit te doorgronden. Dat is een absolute voorwaarde om configuratiemanagement te doen. De implementatie van de onderliggende it is daarna simpel. Het adagium ‘eerst organiseren, dan automatiseren’ geldt nog steeds.’