PLM-implementatie begint met procesverbetering

Hans van Eerden
Leestijd: 7 minuten

De introductie van een nieuwe serie gelijkstroommotoren verdubbelt bij Allied Motion het aantal producten en daarmee het aantal tekeningen. Om document- en revisiebeheer onder controle te houden en efficiënter in te richten, voert het bedrijf PLM in – met aanpassingen in het bedrijfsproces.

Bij Allied Motion in Dordrecht gaat het hard. De nieuwe KinetiMax HPD-serie borstelloze gelijkstroommotoren is boven verwachting goed ontvangen door de markt, meldt sales & marketingmanager Arne van ’t Oor. Ze worden geleverd als frameloze stator-rotorsets. ‘We leveren ze al in grote aantallen uit en ondersteunen klanten bij het inpassen van onze motoren in hun toepassingen.’

De nieuwe KinetiMax HPD-serie borstelloze gelijkstroommotoren van Allied Motion Dordrecht zorgde voor een verdubbeling van het aantal producten en opties. Van links naar rechts: Peter van Galen, Bas Verbunt, Patrick Lusse en Arne van ’t Oor.

Ze zijn verkrijgbaar in zes diameters met drie motorlengten per formaat en met diverse wikkelingen per motorlengte, vertelt Patrick Lusse, hoofd r&d en productontwikkeling. ‘In totaal zijn er 3456 varianten waarmee de klant een aandrijving op maat kan configureren. Desgewenst kunnen we deze ook klantspecifiek maken. Dus komen we op een nog hoger aantal uit. En dat klantspecifiek maken doen we eigenlijk voor al onze motoren, bijvoorbeeld met een andere as-diameter of langere aansluitdraden.’

Urgentie vanwege productvariatie

Met de nieuwe serie verdubbelde het aantal producten, aldus Lusse. ‘Het aantal tekeningen explodeerde en we zagen beheerproblemen aankomen. We wisten dat we iets met PLM moesten gaan doen.’ Dordrecht werkte voor tekeningenbeheer met een relatief eenvoudige applicatie, Autodesk Vault. Daaromheen was een eigen systeem gebouwd van gekoppelde Excelsheets die alle combinaties van tekeningen voor de verschillende varianten vastlegden. ‘Onze engineers waren veel tijd kwijt aan documentatie en revisie van tekeningen, opgeteld twee medewerkers fulltime. Met de nieuw productreeks erbij zou dat vier fte worden.’

Binnen het concern was geen overeenstemming over welk systeem te gebruiken. Het ene bedrijf werkte vanuit CAD, een andere technologie-eenheid had een groot PLM-systeem en de volgende gebruikte ERP voor datamanagement. De urgentie was voor Dordrecht echter hoog, zegt applicatie-engineering manager Peter van Galen. ‘Dat komt omdat wij veel meer productvariatie hebben dan andere locaties door de vele klantspecifieke uitvoeringen. Van het hoofdkantoor kregen we uiteindelijk toestemming om een eigen PLM-implementatie te starten, als een pilot voor de andere vestigingen.’

Frisse start

Mei 2021 ging het project van start, meldt Van Galen. ‘De opdracht was een PLM-systeem in de lucht te brengen dat documentatie- en revisiebeheer verzorgt voor alle productfamilies. Er moesten koppelingen komen met ons CAD-systeem, Inventor, en ERP-pakket, Microsoft Dynamics 365.’ De keuze viel op Pro.File PLM, verklaart Lusse: ‘Een best-of-breed systeem tussen CAD en ERP, met meer functionaliteit dan de kleine applicaties, maar gebruiksvriendelijker en flexibeler dan zo’n ‘Rolls-Royce’ PLM-systeem.’

Aanvankelijk probeerde Allied Motion samen met implementatiepartner PLM Xpert de bestaande werkwijze over te zetten. Dat liep echter vast, aldus Van Galen. ‘We hadden bijvoorbeeld interne tekeningen die niet meer aansloten op hoe we produceren. Want tegenwoordig werken we veel minder met subassemblages, maar juist lean met single-piece-flow productie in een productiecel. Dus hebben die interne tekeningen geen waarde meer.’ Bovendien kwam er een nieuwe release: Pro.File Next. ‘We besloten daarom een frisse start te maken met een nieuw team en met een nieuwe PLM-versie, en die naadloos te laten aansluiten op onze nieuwe manier van werken. Daarmee sloegen we twee vliegen in één klap: minder tekeningen en eenvoudiger onderhoud.’

Ter discussie stellen

Bas Verbunt, business development manager bij PLM Xpert, bepleit het ter discussie stellen van bestaande werkwijzen en bedrijfsprocessen. ‘Ik geloof in de balans; enerzijds het klantproces aanpassen, anderzijds de software. Er zijn wel tools om alle bestaande data as is te migreren, dat is technisch niet ingewikkeld. Maar dan krijg je wat je had en dat wilden we juist niet. Ik zie een implementatie als een kans om te transformeren naar een verbeterde werkwijze die zich meer leent voor PLM. Het mooie is dat we het konden combineren met de lean-initiatieven van Allied Motion.’

Toch is de eerste reflex vaak om de bestaande situatie over te zetten en daar kan Verbunt in meegaan. ‘Wij kunnen als consultant wel vanaf het begin roepen dat het anders moet, maar dan staat een project meteen op scherp. Het is altijd gezonder dat de klant zelf tot dit inzicht komt.’ Van Galen: ‘De berg met werk die dat zou meebrengen was de grootste horde voor onze engineers. Dus was hun natuurlijke reactie: laten we kijken of we erin kunnen zetten wat we al hebben. Uiteindelijk hebben we met z’n allen besloten dat dat niet de bedoeling was. De business consultant van PLM Xpert, Edwin Branbergen, heeft daar een belangrijke rol in gespeeld door telkens kanttekeningen te plaatsen en consequenties van keuzes te tonen: zeker weten dat jullie dit willen?’

Verbunt: ‘Dat geven wij onze consultants mee: vraag bij elke stap de klant twee of zelfs drie keer waarom men iets wil. Dat is soms vervelend, maar zo’n helikopterview werkt goed in het implementatieproces. Zo voorkom je dat je oude gewoontes gaat automatiseren.’

Eigen kindje weggeven

Dit voorjaar ging het nieuwe PLM-systeem live. Bij Allied Motion zijn ze druk met het overzetten van data en tekeningen – eerst van de nieuwe productserie – onder gelijktijdige aanpassing naar de nieuwe werkwijze. Volgend jaar moet alles over zijn en vanuit het nieuwe systeem lopen al de eerste engineeringprojecten voor klanten. De reacties zijn wisselend, erkent Lusse. ‘Volgens sommigen werkt het fantastisch, anderen vinden het helemaal niks. De mensen die onze eigen documentatie hebben opgezet, met Excelsheets die verwijzen naar Excelsheets die …, weten hoe ze alle data kunnen vinden. Om dat op te geven en met een databaseprogramma te gaan werken, is best spannend. Alsof ze hun eigen kindje weggeven.’

Bas Verbunt (PLM Xpert): ‘Vraag bij elke stap de klant twee of zelfs drie keer waarom men iets wil. Dat is soms vervelend, maar zo’n helikopterview werkt goed in het implementatieproces.’

Hogere verwachtingen jonge generatie

Onontkoombaar, vindt Verbunt. ‘De engineers van de toekomst krijg je niet meer zo gek om Excelsheets aan elkaar te knopen. De jonge generatie is een hogere automatiseringsgraad gewend. Verwachtingen van gebruikers worden steeds hoger.’ Van Galen illustreert de mogelijkheden: ‘Vroeger modelleerden we sommige componenten steeds opnieuw, nu hebben we voor alles één bronbestand. Revisiebeheer wordt zo veel efficiënter. Dat voordeel gaan onze mensen wel zien. En als je met voorbeelden komt, worden ze vanzelf enthousiaster: oh, dit kan ook.’

De meeste aanpassingen kunnen middels configuratie worden ingeregeld, met de EasyCon methode, die kenmerkend is voor Pro.File. ‘Voor grotere wensen bellen we PLM Xpert. Zo hebben we een hoofdclassificatie gekregen voor elk onderdeel. Dat kon bijvoorbeeld als as, shaft of spindel in het systeem staan. Dan wist inkoop niet wat engineering bedoelde. Ook is er een logische automatische naamgeving voor onderdelen gekomen: detaileigenschappen van bijvoorbeeld een asje, zoals lengte en diameter, kun je automatisch in de naam verwerken. Nu kan ook sales via metadataproducten zoeken in het PLM-systeem en hoeft het niet meer in Excelsheets alle parameters na te lopen om het juiste product te vinden. Stiekem scheelt dat alles bij elkaar heel veel tijd.’

ERP-integratie en stuklijsttransformatie

R&d en applicatie-engineering werken nu met het nieuwe PLM, afdelingen als inkoop, kwaliteit en productie volgen later. Daarvoor is integratie met ERP nodig. Verbunt: ‘Komt goed, want dat hebben wij al veel vaker gedaan, met verschillende systemen. Wij doen zo’n integratie niet tegelijkertijd met de PLM-implementatie. Dan sleutel je nog aan de basis en als je daarin iets verandert, moet je de ERP-koppeling weer aanpassen.’

Het brengt Verbunt op de stuklijst (bill of materials, BOM) en de transformatie van de engineeringuitvoering (eBOM) naar de productieversie (mBOM, voor manufacturing). ‘Dat hoorde in ERP, maar we zagen een trend dat men eerder in het proces met de mBOM aan de slag ging. Veel adviseurs zeggen nu dat deze in PLM moet liggen, maar ik ben genuanceerder. Als de werkvoorbereider zijn werk goed in ERP kan doen, waarom zou ik hem dan dwingen dat in PLM te doen. Onze software biedt daarom flexibiliteit, met twee scenario’s: eBOM en mBOM in PLM, of alleen eBOM en dan mBOM in ERP. Dit heeft impact op de ERP-integratie en dus wachten wij tot die discussie is beslecht.’ Zo staan aan het eind van het implementatietraject werkwijze en bedrijfsproces weer centraal.

Dit artikel kwam tot stand in nauwe samenwerking met PLM Xpert