Neopost denkt into the box

Al een paar jaar sleutelen de ingenieurs van Neopost in Drachten aan een machine die dozen op maat snijdt en direct om een order vouwt. De oplossing is veel sneller dan menselijke inpakkers, bespaart duizenden euro’s aan materiaal en zorgt ervoor dat vervoerders geen ingepakte lucht meer hoeven te verplaatsen. De CVP-500 is inmiddels uitgegroeid tot een volwassen systeem met zes tevreden klanten waaronder Docdata.

Alexander Pil

Neopost is gespecialiseerd in zogenaamde couverteersystemen. Dat zijn machines die in sneltreinvaart enveloppen vullen. Een mooie nichemarkt maar wel eentje die onder druk staat. Steeds meer communicatie tussen bedrijven onderling en tussen bedrijven en consumenten verloopt immers digitaal en niet meer via de oude, vertrouwde envelop. Hoewel het vullen van enveloppen nog wel even de corebusiness van Neopost zal blijven, is het Franse bedrijf realistisch genoeg om te beseffen dat het op zoek moet naar andere terreinen waar het met zijn r&d-activiteiten hoge ogen kan gooien.

Een paar jaar geleden ontstond er een idee in Drachten, waar Neopost een grote ontwikkel- en productiesite heeft. ‘Onze engineers bestellen natuurlijk weleens wat op internet en vaak kwam dat in een veel te grote doos. Zonde van de ruimte en het materiaal. Ze vroegen zich af of ze daarvoor geen oplossing konden verzinnen’, vertelt communicatiemanager Hedde Biesma. ‘Een van de engineers heeft het lef gehad om te vragen of hij er met een paar collega’s voor mocht gaan zitten. Ze bedachten een concept voor een machine die producten verpakt in een op maat gemaakte doos. Daarmee hebben we marktonderzoek gedaan om te kijken of we zo’n inpakmachine ook zouden kunnen verkopen. Het antwoord daarop luidde ‘ja’, dus toen zijn we serieus begonnen met de ontwikkeling.’

Belangrijke steun in de rug kwam er van Docdata, dat voor Bol.com de verpakking en verzending van veel pakketjes verzorgt. Biesma: ‘Docdata geloofde in ons concept en bood zich aan als gastheer voor het pilotproject. Je hebt voor zo’n project natuurlijk een eerste klant nodig maar ook een omgeving waar je de machine in de praktijk kunt testen met heel veel pakketjes.’ Medio 2013 plaatste Neopost zijn eerste CVP-500-machine bij Docdata in Waalwijk. ‘Inmiddels zijn we zover dat de kinderziektes eruit zijn en we een volwaardige machine in de markt hebben gezet.’

Stofzuiger

Neopost heeft op dit moment zes CVP-500’s in het veld staan. Behalve bij Docdata is dat bij de Heerenveense technische groothandel Lasaulec (zie kader), de Haaksbergse label- en stickerleverancier The Label Collective Group, de Antwerpse maritieme dutyfree groothandel Sunny Europe en Cdiscount, het grootste e-commercebedrijf van Frankrijk; van de laatste, zesde machine mag Neopost de klantnaam nog niet vrijgeven. ‘Omdat Neopost een Frans bedrijf is, waren ze op het hoofdkantoor extra blij toen de deal met Cdiscount rond was’, aldus Biesma.

Met de CVP-500 mikt Neopost niet alleen op e-commerce, zoals uit het klantenlijstje blijkt. Alle bedrijven die per dag veel pakketjes uitsturen, kunnen profijt hebben van de machine. ‘Als ze vijftienhonderd tot tweeduizend pakketjes per dag verzenden, is de terugverdientijd van de machine te verantwoorden’, stelt Neopost-marketingmanager Bas van Steenoven. ‘De producten mogen dan verschillen – reserveonderdelen en gereedschap bij Lasaulec en huishoudelektronica en speelgoed bij Docdata – onze machine kan overal mee omgaan.’

Neopost legt de focus op middelgrote en grote producten. ‘Van een kleine schoenendoos tot een stofzuigerdoos’, geeft Van Steenoven aan. Oftewel: van twintig bij twintig bij veertig centimeter tot zestig bij zestig bij veertig centimeter. ‘Daar winnen we het meest op materiaal en arbeidsuren.’ Het gaat dus niet om boeken. ‘Daarvoor bestaan al flexibele verpakkingen die ook snel kunnen worden gevouwen’, weet Van Steenoven. ‘Wellicht komen we daar in de toekomst nog eens aan toe.’

Helft minder busjes

Bij Docdata heeft Neopost in drie jaar zo’n 1,8 miljoen dozen gevouwen. Uit de statistieken blijkt dat de CVP-500 tien keer sneller goederen inpakt dan je met de hand kunt doen. De volumebesparing bedraagt vijftig procent. Ook in het materiaalverbruik is er een flinke verbetering te zien. ‘Sowieso hebben we geen vulmateriaal nodig omdat de doos op maat wordt gesneden en gevouwen’, aldus Van Steenoven, ‘maar ook het kartonverbruik is met 20 tot 25 procent afgenomen. En dat is inclusief al het karton dat we wegsnijden om de doos te maken.’

Of nieuwe klanten vergelijkbare cijfers zullen halen, hangt af van in hoeverre ze hun dozen al hebben geoptimaliseerd. Van Steenoven: ‘Sommige bedrijven hebben al een serie dozen die goed aansluit bij hun assortiment. Medewerkers zullen vaak uit voorzorg een iets te grote doos kiezen voor een order, maar de besparingen met de CVP-500 zullen dan zeker wat lager liggen.’

Van Steenoven gaat nog wat verder in op de besparing: ‘De meeste verzenders van goederen hebben afspraken op basis van het aantal stuks dat ze uitsturen of een combinatie van gewicht en volume, waarbij het volume een ondergeschikte parameter is. In de VS zijn alle tariefstructuren sinds 1 januari vorig jaar echter gebaseerd op volume. Dat is een push van grote partijen als Fedex en UPS omdat hun netwerken vol beginnen te raken en ze merkten dat ze vooral lucht vervoerden. Daar is dus een directe link tussen volume en prijs. Een distributeur zoals Lasaulec die zijn eigen vervoer doet, hoeft nu de helft minder busjes op pad te sturen. Dat levert uiteraard ook een flinke besparing op.’

Tracen

Hoe werkt de CVP-500? De eerste stap is de identificatie. Voor wie is de order bedoeld? Dat gebeurt met een barcodescanner. Dan legt de operator de producten van de order op de band. Hij moet flink doorwerken want iedere zeven seconden moet er een nieuwe order op de band liggen zodat de machine kan blijven doordraaien. ‘Als je die flow niet goed hebt georganiseerd, krijg je nooit de maximale output’, waarschuwt Van Steenoven. Om het nog verder de optimaliseren, worden de operators erin getraind om een mooie stapel te maken. Uitstekende delen zorgen immers voor een ander formaat doos. ‘In de e-commerce gaat het meestal om hooguit twee of drie producten per order. Dat leidt eigenlijk zelden tot problemen in onze machine’, aldus Van Steenoven.

Als de order op de band staat, bepaalt de machine de lengte, breedte en hoogte van het geheel. Dat gebeurt met een 3d-scanner, een poortje waar alle producten onderdoor gaan. Op basis van die gegevens berekent het systeem welke doos het uit het karton moet snijden. Daarvoor zit er een grote la in de machine vol messen en rilribben.

De bestelling en het karton treffen elkaar in het volgende station. De snelheden zijn dusdanig op elkaar afgestemd dat eventuele stapeltjes niet omvallen. ‘Optioneel kunnen we hier een robotarm langs de lijn plaatsen die een pakbon, een factuur of een reclamefolder aan de verzending toevoegt’, vertelt Van Steenoven. Daarna wordt de doos met een serie flippers dichtgevouwen.

Aan het eind van de lijn volgen een tape-unit, een weegschaal en een labelplakker. ‘Met de optionele weegschaal controleren we of alles ook daadwerkelijk in de doos zit’, meldt Biesma. ‘Verder is de machine uitgerust met een serie camera’s waardoor we het inpakproces continu kunnen monitoren. We kunnen het dus helemaal terugtracen als klanten achteraf klagen dat er een deel van hun order mist.’

Van Steenoven weer: ‘Alle stappen in de machine doen we in een continue flow. Er zijn geen processen waarbij de machine stopt. Anders zou de snelheid te laag zijn. De lijnopstelling die we hebben gekozen, maakt dat klanten de machine beter kunnen plaatsen in hun magazijn.’

Het vullen van de dozen gebeurt niet van bovenaf zoals je dat met de hand zou doen. ‘We hebben de doos een kwartslag gedraaid zodat we het karton makkelijker om het product kunnen vouwen’, zegt Van Steenoven. ‘En we hebben aan het eind van de flap een stukje karton toegevoegd zodat we alleen tape nodig hebben om de doos dicht te plakken. Dus geen lijm meer.’ Neopost heeft zelfs patent op het doosontwerp.

SEW

De achttien meter lange CVP-500 is heel wat anders dan de couverteersystemen waarmee Neopost vertrouwd is. Grootste uitdaging was om de robuustheid in te bouwen in de machine. De basisstappen van meten, snijden, vouwen en plakken waren redelijk rechttoe rechtaan en in lijn met wat de Friese ontwerpers altijd al deden bij de couverteersystemen. ‘Jarenlang hebben onze engineers geoptimaliseerd op kosten. Als het enigszins kon, moest het dunner. Er zaten weinig veiligheidsmarges in’, vertelt Van Steenoven. Voor de CVP-500 bleek die werkwijze niet altijd even geslaagd. ‘Het gebeurde weleens dat er een onderdeel brak. Niet omdat het design niet goed was, maar omdat het niet robuust genoeg was uitgevoerd. De krachten in deze machine zijn veel groter dan in onze couverteersystemen. We zijn bij de CVP-500 in eerste instantie met aluminium profielen gaan bouwen – lekker flexibel, dus dat zie je veel in de machinebouw. Inmiddels zijn we overgestapt op een stalen frame dat veel meer stijfheid biedt.’

Ook in de mechatronica en de aansturing moest Neopost allerlei nieuwe technologieën implementeren. Drivers om alle motoren aan te sturen, de software die erbij hoort, dat was allemaal nieuw voor de ontwikkelaars uit Drachten. ‘Voor onze documentensystemen werken we met embedded software die we zelf schrijven. Die stoppen we in printplaten die we zelf maken. Er zit dus veel eigen knowhow en eigen ontwikkeling in’, legt Van Steenoven uit. ‘Voor de CVP-500 hebben we veel technologie ingekocht waarmee we gelijk de softwareplatforms van die toeleveranciers in huis haalden. Dat is een andere insteek, maar onze engineers hebben het relatief soepel opgenomen.’ Neopost gebruikt onder meer motoren en plc’s van SEW Eurodrive en pneumatische aandrijvingen van Festo.

Eerder had Neopost de gebruikersinterface voor zijn couverteersystemen al een flinke boost gegeven. Daarbij had het bedrijf het Qt-platform gekozen. Voor de CVP-500 borduurt het daarop verder. Van Steenoven: ‘We gebruiken Qt om de machine-interface te vertalen naar een gebruikersinterface. We hebben veel aandacht besteed aan wat de machine moet doen in het geval van een storing, als het papier op is bijvoorbeeld. Omdat veel operators in de e-commerce niet direct de lokale taal machtig zijn, werken we veel met pictogrammen.’

Een van de grootste e-commercebedrijven ter wereld is Amazon. Is dat de gedroomde klant voor Neopost? Van Steenoven: ‘Het zou mooi zijn als Amazon over een jaar of twee, drie onze machines zou afnemen. Dan zijn we in de situatie dat we de boel echt goed onder controle hebben en mee kunnen met alle contracten en eisen die dan worden gesteld.’