Lely Product Development werkt slimmer

Veel bedrijven hebben de afgelopen jaren gekozen voor nieuwe werkmethodes, onder de noemer ’Het Nieuwe Werken‘. Tot nu toe is deze moderne aanpak vooral te vinden in kantooromgevingen. Technici zijn er nog niet zo vertrouwd mee. De afdeling Product Development van Lely, specialist in agrarische technologie, is sinds een half jaar volledig ingericht op Work Smarter, efficiënter samenwerken op basis van vertrouwen en daardoor een kortere time-to-market.

Aad Jan Roos is medewerker corporate communicatie bij Lely.

25 juni 2013

Lely is de afgelopen jaren sneller gegroeid dan ooit tevoren. Het bedrijf werd bijna 65 jaar geleden in Maassluis opgericht met het doel producten te ontwikkelen die het zware agrarische werk verlichten. Dit leidde in de eerste decennia tot een breed assortiment landbouwmachines waarmee boeren hun werk aangenamer konden verrichten en tegelijkertijd een winstgevender bedrijf konden opbouwen. In 1992 kwam Lely als eerste met een revolutionair product in een sector waarin het nog niet actief was. De melkrobot deed zijn intrede, en passant de eerste mechatronicaoplossing in de melkveehouderij. De vinding werd omarmd door enthousiaste melkveehouders die inzagen dat geautomatiseerd melken zowel hun bedrijf als sociale leven aantrekkelijker zou maken.

In Lely’s Work Smarter-opzet zitten alle ontwikkeldisciplines in een open ruimte bij elkaar. Met een vooropgezet plan naar een andere afdeling lopen, is er niet meer bij. Het is een kwestie van op- of omkijken en meteen de goede collega aanspreken.

Lely is tegenwoordig actief in ongeveer zestig landen, met ruim zeventienhonderd medewerkers en een omzet van ongeveer 550 miljoen euro. Het aantal producten is flink toegenomen, mede dankzij een actieve en gestroomlijnde ontwikkelafdeling. Lely investeert jaarlijks zes procent van de omzet in R&D. De afdeling Product Development krijgt daardoor volop de ruimte om nieuwe producten te bedenken en te ontwikkelen maar ook om bestaande producten nog beter te maken.

Een belangrijke voorwaarde om dit allemaal voor elkaar te krijgen, is een effectieve en efficiënte manier van werken. Het wordt daarom steeds belangrijker dat de mensen die in hun werk op elkaar zijn aangewezen elkaar ook daadwerkelijk goed weten te vinden. Daarom werkt Product Development in Rotterdam sinds 1 april op basis van wat Lely noemt Work Smarter. De ontwikkelaars houden zich bezig met de stal- en voerproducten, waaronder de Vector, een volledig geautomatiseerd systeem waarbij autonome robotgestuurde voertuigen op flexibele wijze vers voer bij de koeien in de stal brengen. Maar ook andere autonome robotoplossingen komen daarvandaan, zoals de Juno, die het voer aanduwt bij het voerhek, en de Discovery, die mest wegschuift van de roostervloeren waar de koeien op lopen.

Mindset

Bas van Berkel kwam in 2008 als productengineer bij Lely en is verantwoordelijk voor het Vector-project. Work Smarter is voor hem en zijn collega‘s ’een gouden greep‘, zegt hij in een terugblik op het eerste halfjaar. ’Iedereen was eraan toe. De communicatie tussen de verschillende disciplines is beter geworden. Dat is het sterkste punt van Work Smarter. Lely maakt complexe producten die altijd innovatief zijn en innovatie komt vaak tot stand door juist die verschillende disciplines slimmer met elkaar te laten samenwerken. Ik kan mechanisch wel iets bedenken, maar pas als mijn collega‘s van elektronica en software bij alle ontwikkelstappen zijn betrokken, wordt het echt een bijzonder product.‘

De afdeling Barn & Feeding telt 45 ontwikkelaars. Voorheen was er een lange gang met kamers waar vakgenoten per discipline – werktuigbouw, elektronica en embedded software – bij elkaar zaten. In de nieuwe opzet zit iedereen in een open ruimte met af en toe panelen tussen de bureaus. Met een vooropgezet plan naar een kamer lopen, is er niet meer bij. Het is nu vaak een kwestie van even op- of omkijken en meteen de betreffende collega aanspreken.

Medewerkers van onder meer de patent- en inkoopafdeling en de samenstellers van de handleidingen zitten gemiddeld een dag in de week tussen de engineers. Dit houdt de lijnen kort, waardoor Lely veel miscommunicatie voorkomt.

’We pakken nu veel meer op‘, zegt Van Berkel. ’Gevolgen voor bepaalde technische keuzes onderkennen we eerder, zodat we direct maatregelen kunnen nemen. Het is een andere mindset. En ja, je moet wel eens wat zachter praten of even weglopen en op de bank overleggen. Het is soms wat rumoeriger, maar dat wordt bij ons niet als storend ervaren. Het werkt drempelverlagend en voegt echt iets toe aan onze werkwijze. We werken efficiënter en bereiken dankzij Work Smarter sneller en met minder waste ons doel.‘

Scrum

De open ruimte van Product Development valt op door laag meubilair, waardoor de medewerkers een goed overzicht hebben en makkelijk contact kunnen maken met elkaar. Er is ook veel daglicht. Daarnaast is er een kleinere ruimte met concentratieplekken, een brainstormplek en zitjes voor informeel overleg. Binnen de grote ruimte zijn de activiteiten per project geclusterd. De projectruimte (de ’Obeya‘ in het Japans) is afgesloten van de werkomgeving zodat een projectteam kan overleggen zonder anderen te storen. Verder zijn er flexplekken voor collega‘s van andere afdelingen. Op basis van deze indeling is een combinatie van activiteit- en projectgerelateerd werken mogelijk.

Naast fysieke nabijheid is het visuele projectmanagement een belangrijk hulpmiddel om verschillende disciplines te laten samenwerken. Lely ontwikkelt met het Lely Design System (LDS). Daarbij worden onder meer werkplanningen en besluitvormingsmomenten gezamenlijk gemaakt. De voortgang wordt dagelijks in stand-upmeetings besproken en waar nodig bijgestuurd.

Bij integratie van verschillende technische disciplines is eenduidigheid in de plannings- en besluitvormingsmethodes belangrijk. De embedded-softwareontwikkelaars werkten tot voor kort met Scrum als plannings- en bewakingstool. In de mechatronica heeft de introductie van Scrum soms tot extra verwijdering geleid tussen software-engineering en andere disciplines. In het LDS plannen de verschillende disciplines binnen één project hun taken in een vertical value stream map. Dit is een belangrijk hulpmiddel om de mensen aligned te houden.

Koffieautomaat

Internationaal gezien is Product Development binnen Lely een groep van tweehonderd medewerkers, verdeeld over zes locaties. Ontwikkeling en productie zijn bij Lely nauw op elkaar afgestemd en vinden daardoor vrijwel altijd op dezelfde locatie plaats. Dat gebeurt op basis van een aan Lely aangepast NPI-proces (new product introduction). Afdelingen stellen zich voor elkaar open om samen te werken. De interactie tussen inkoop, productie, reserveonderdelen, service, octrooien en productontwikkeling is essentieel binnen het NPI-proces. Constructeurs, inkopers, werkvoorbereiders, administratieve medewerkers en octrooigemachtigden zitten dan in één ruimte om bij een productintroductie vroegtijdig met elkaar op te trekken.

Mocht het wat rumoerig zijn op de open afdeling, dan beschikt Lely Product Development over concentratieplekken, een brainstormruimte en zitjes voor informeel overleg.

Work Smarter zorgt voor een effectiever NPI-proces bij Lely en een flexibelere samenwerking. Van Berkel constateert dat die flexibiliteit wordt bevorderd door de werkruimte en manier van samenwerken. ’Teams groeien, krimpen en veranderen van samenstelling tijdens de NPI. Het gebouw, de inrichting en de hulpmiddelen maken dat mogelijk. Er is dagelijks veel meer interactie tussen de afdelingen. De processen verlopen soepeler.‘

Van Berkel ziet het als een belangrijk voordeel dat andere afdelingen gemiddeld een dag per week tussen de engineers plaatsnemen, zoals de patentafdeling, de inkopers en de samenstellers van de handleidingen. ’Ze zien wat er gebeurt. Als er iets wijzigt, heeft dat gevolgen die je meteen kunt bespreken met de betreffende collega‘s. Neem inkoop. Als we op de ontwikkelafdeling technisch iets aanpassen, kan dat gevolgen hebben voor de leverancier, maar ook voor de kostprijs en de productieplanning. De lijnen zijn nu kort, waardoor we veel miscommunicatie voorkomen. Maar ook informeel werkt het. Onze koffieautomaat staat midden in de ruimte. Je praat even met een collega, er komt iemand bij en voor je er erg in hebt, is er weer iets opgelost wat met het werk te maken heeft. Die informele sfeer draagt er echt aan bij dat we de formele processen volgen zonder aan slagvaardigheid in te boeten.‘

Meerdere locaties

De Work Smarter-ruimte is ontworpen in samenwerking met de architect die ook tekent voor de nieuwbouw van Lely. Die komt in Maassluis, pal naast de productiehal waar het bedrijf zijn graslandmachines bouwt. De Rotterdamse vestiging, waar de melkrobot, stal- en voerproducten worden gemaakt, zal verdwijnen en krijgt een gloednieuw onderkomen in het nieuwe complex, dat september volgend jaar als Lely Campus zal worden geopend.

Van Berkel rekent erop dat de nieuwbouw straks nog meer zal bijdragen aan het nieuwe werken, zoals dat nu wordt ervaren. ’We zien er echt naar uit om de ervaringen die we met Work Smarter hebben opgedaan in de nieuwbouw te kunnen voortzetten. En omdat we op meerdere locaties ontwikkelen, van Nieuw-Zeeland, Verenigde Staten, Turkije tot Duitsland, zoeken we naar manieren om Work Smarter ook op afstand te stimuleren. Het blijkt een uitstekende werkmethode om producten te bedenken en te ontwikkelen.‘

Redactie Alexander Pil