Hoe zet ik druk in onderhandelingen zonder de deur dicht te gooien?

Een inkoper vraagt:

In onderhandelingen met toeleveranciers heb ik regelmatig het gevoel dat ik te weinig druk durf te zetten op mijn gesprekspartner – uit vrees dat ik de relatie en daarmee het project beschadig. Ik wil eruit komen met de partij, ook omdat alternatieven schaars zijn. Hoe kan ik toch druk zetten zonder dat ik gelijk de deur dichtgooi?

De communicatietrainer antwoordt:

In een onderhandeling sta je natuurlijk het sterkst als je een duidelijke bazo (beste alternatief zonder overeenkomst) hebt. Die heb je wanneer je bijvoorbeeld zonder al te veel moeite kunt overstappen naar een andere toeleverancier. Het is dan een stuk eenvoudiger om druk te zetten.

In de praktijk komt het echter vaak voor dat switchen lastig is, of je dat pad liever niet wilt nemen. Wat kun je doen om er samen uit te komen en hoe kun je dan toch druk zetten zonder de relatie in gevaar te brengen?

Essentieel is dat je bij de onderhandelingen zoekt naar het belang van de ander. Standpunten kunnen uit elkaar lopen. Jij wilt bijvoorbeeld niet de prijs betalen die de supplier vraagt. Of de techniek die hij gaat ontwikkelen, wil hij ook kunnen toepassen bij andere klanten. Door te focussen op elkaars standpunten en hoe die verschillen, verharden al snel de posities. Het is dus zoeken naar elkaars onderliggende belangen. Denk dan aan een gezonde marge behalen, ruimte hebben voor de ontwikkeling van competenties, eigen business beschermen, marktaandeel vergroten of een eigen werkwijze volgen.

Op het moment dat je elkaars belangen op tafel hebt, geeft dat vaak weer ruimte en creativiteit om oplossingen te vinden waarmee beide partijen kunnen leven. Wanneer dit echt niet lukt, zijn er technieken om druk uit te oefenen zodat er weer creatieve openingen ontstaan. Hoe doe je dat?

De eerste techniek is rationeel beïnvloeden. Dit doe je in drie stappen. Ten eerste geef je aan wat de negatieve consequenties kunnen zijn, bijvoorbeeld als een bepaalde specificatie niet wordt gehaald. ‘Wanneer we die spec niet realiseren, ontstaat het risico dat dit en dat in het product fout gaat. Dat kan niet.’ Vervolgens geef je het (gezamenlijke) doel aan: ‘We willen dat het product werkt en aan deze eisen van de klant kan voldoen.’ Dan kom je opnieuw met je voorstel en geef je aan waarom je hier toch aan wilt vasthouden.

Blijft het antwoord ‘nee’ – ook nadat je alle mogelijkheden samen hebt onderzocht – dan kun je de druk opvoeren met een persoonlijk verzoek. Je doet hiermee een beroep op de loyaliteit, sympathie en relatie die je hebt met de persoon aan de andere kant van de tafel. Dit doe je op basis van redelijkheid. Dit kan als volgt klinken: ‘Ik wil graag met je blijven samenwerken en gezamenlijk dit product tot een succes maken. Tegelijkertijd merk ik dat deze onderhandeling nu al twee maanden loopt en ik het vertrouwen verlies dat we eruit komen. Dat zou ik jammer vinden. Welke mogelijkheden zie jij nog?’ Of: ‘We kunnen elkaar bevechten in het onderhandelen, maar ik wil het eigenlijk open en transparant maken en je vragen hierin mee te gaan. Wat ik graag wil, is een redelijke prijs voor mij en voor jou. Ik snap dat dat wellicht lastig voor je is, maar hoe is dat voor jou?’ De kunst is om dan echt los te laten, te ontspannen en even te wachten. De ander zal hier even over moeten nadenken.

Je kunt de druk nog verder opvoeren door het dilemma op tafel te leggen. Dit vraagt wat durf. Je zegt: ‘Ik wil graag, maar ik merk dat we er zo niet uit komen.’ Je laat dan los, ontspant en wacht. Wanneer iemand niet mee wil, dan geeft hij blijkbaar niet om de samenwerking. Dat kan dan maar beter duidelijk zijn. Meestal ontstaat er echter ruimte om verder te zoeken.