Hoe kun je online werken optimaal gebruiken?
In maart kwam het als een schok: thuis zitten en thuis werken. Wat hebben we geleerd de afgelopen periode over wat wel werkt en wat niet? En wat kun je hieruit leren voor de toekomst?
De voor- en nadelen van online werken blijken nauw samen te hangen en worden in grote mate bepaald door de situatie. Het soort werk, de onderlinge relatie tussen degenen die samenwerken en de persoonlijkheid van de individuele werker zijn bepalende factoren of online goed of juist helemaal niet zo goed werkt. Hoe zit dat?
Al snel tijdens de coronacrisis is gebleken dat er met online werken veel meer mogelijk is dan we dachten. Het hielp natuurlijk dat de online tools een stuk stabieler en geavanceerder zijn dan jaren terug. Er kan meer. Het thuis werken voorkomt ook het vervelende en tijdrovende filerijden. En wanneer je rustige omstandigheden hebt thuis, kan het je helpen geconcentreerd te werken. Voor sommigen kan het dus zelfs de productiviteit verhogen. Velen hebben inmiddels ook ervaren dat dat niet voor iedereen geldt. Is het onrustig thuis of komen de muren op je af en heb je echte mensen om je heen nodig, dan kunnen een paar dagen op kantoor een zegen zijn. Voorlopig gaan we ervan uit dat het ook na de pandemie wel een combinatie zal blijven van op kantoor en thuis werken. Hopelijk blijft het mogelijk dat iedereen daarin zijn eigen optimale balans kan kiezen.
Non-verbale communicatie
Wanneer zijn online conferencecalls minder effectief? Drie factoren zijn hierbij bepalend. Ten eerste: wanneer de relatie tussen de gesprekspartner onder druk staat en er conflict op de loer ligt (of al is), werkt online minder goed. Je mist immers een deel van de non-verbale communicatie en daardoor is ‘aanvoelen’ hoe iemand erin zit een stuk lastiger. Zeker als je met meerdere mensen in een videoconference zit. Je bent snel te direct of juist te weinig duidelijk omdat je niet goed ziet hoe iemand op je boodschap reageert. Je kunt minder gemakkelijk bijsturen. Hierdoor is het risico groter dat je elkaar verliest.
Dit speelt ook in situaties waarbij je kritisch moet zijn op elkaars werk, bijvoorbeeld bij een belangrijke review of beslismeeting. Je raakt eerder in een discussie of mensen verliezen de connectie en haken af. Het risico bestaat dat de kwaliteit van reviews hierdoor achteruitgaat.
Ten tweede, bij conferencecalls is het lastiger om snel op elkaar reageren, zonder door elkaar heen te praten. Op elkaar kunnen aanhaken verloopt minder soepel online. Voor creatieve sessies werkt het daarom meestal beter om fysiek bij elkaar te komen.
De derde factor bij conferencecalls is of de deelnemers aan zo’n meeting elkaar al kennen. Als dat het geval is, de relatie goed is en er onderling vertrouwen is, dan zal het online werken ook een stuk beter gaan. Is dat vertrouwen er nog niet en zijn de deelnemers nieuw voor elkaar, dan gaat groepsvorming trager dan normaal. Hierbij speelt ook dat je min of meer toevallige ontmoetingen mist. Momenten dat je ‘even bij iemand langs loopt’, meeluistert met anderen, iets kort afstemt of even informeel kletst. Het deel van de informatie dat je normaal op deze ongedwongen manier oppikt gedurende de dag valt helemaal weg.
Camera en microfoon aan
Wat betekent dit? Waarschijnlijk zal online werken blijven bestaan. De vraag is dus hoe je er het maximale uit kunt halen en de valkuilen omzeilt. Hier een paar praktische regels. Om het missen van het non-verbale te minimaliseren, raad ik aan als uitgangspunt altijd de camera’s aan te zetten. Zo ben je zichtbaar voor de anderen en de anderen voor jou. Dit geldt voor alle deelnemers van de meeting. Mogelijk geeft dit bandbreedte-issues. Doe echter niet uit voorzorg alvast je camera uit. Zet hem aan; uit kan altijd nog.
Een volgend uitgangspunt is dat je je microfoon niet mutet wanneer je niet praat. Het aan- en uitzetten vormt een drempel – hoe klein ook – om snel op elkaar te kunnen reageren. Dus advies: laat hem aan staan. Tenzij je hond loopt te blaffen of de buurman aan het boren is.
Om van elkaar op de hoogte te blijven, kan het handig zijn elke ochtend te starten met een ‘stand-up’. Iedereen vertelt even kort hoe het gaat en waar hij of zij die dag mee aan de slag gaat. Zo pik je van elkaar op hoe het is, wie hulp nodig heeft of waar je misschien met elkaar kunt meedenken. Bovendien creëert het een moment om je thuiswerkdag met een heldere focus te starten. Dat helpt weer om het wegzakken van je motivatie te voorkomen. Heb je geen team, dan biedt een accountability buddy misschien uitkomst. In gewoon Nederlands: iemand met je wie je elke ochtend even de dag doorneemt en die je scherp houdt (‘Heb je dit gisteren nog afgemaakt?’, ‘Heb je die en die al om hulp gevraagd of ga je dat weer uitstellen tot morgen?’).
Daarnaast, voor iedereen geldt: creëer elke dag fysieke activiteit, zorg voor sociaal contact, zorg dat je even buiten bent, houd elk uur even kort pauze en zet je computer uit het zicht als je klaar bent met werk. Eigenlijk zijn dat sowieso goede routines, dus je kunt deze coronatijd mooi gebruiken om een paar goede gewoontes in te slijten.
