Hoe kan ik kritisch zijn zonder mensen weg te jagen?
Jaco Friedrich is softskillstrainer bij The High Tech Institute.
Een architect vraagt:
In mijn rol als architect review ik het werk van collega’s en begeleid ik junioren. Ze ervaren mij daarbij als te aanvallend als ik vragen stel. Ik heb er zelf geen last van, maar ik merk dat anderen voorzichtig worden en me mijden. Dat is niet mijn bedoeling. Hoe blijf ik kritisch zonder mensen weg te jagen?
De communicatietrainer antwoordt:
Zonder kritische blik wordt werk nooit beter. En af en toe een opdonder krijgen kan louterend werken. Als fouten keer op keer worden gemaakt, helpt een zalvende opmerking niet. Een confrontatie kan dan als wake-upcall dienen. De confronterende aanpak van collega’s is voor sommigen echter hun modus operandi. Als dit zo is, dan heeft dit zeker zijn beperkingen.
Om te kunnen leren, moet je je open durven te stellen. Wanneer je collega door je opmerkingen of kritische vragen in de verdediging schiet, zich terugtrekt of dichtslaat, heb je eigenlijk niet zo veel gewonnen. Waarschijnlijk is het ook niet altijd per se je bedoeling, maar is het al gebeurd voor je het in de gaten hebt.
Ingredients enabling carbon neutrality of warehouse systems
5 oktober 2023 vindt de INCOSE-NL workshop 2023 plaats, met spreker Daan Meijsen van Vanderlande. Tijdens de workshop krijg je inzicht in de verschillende cross-cutting duurzaamheidsperspectieven voor hightech systemen. Bekijk het volledige programma online en registreer nu!
Een groot deel van de weerstand roep je daarbij op door je manier van vraagstelling. Hoe zit dat precies? In de basis heb je twee typen vragen: open en gesloten. Gesloten vragen kun je beantwoorden met ‘ja’ of ‘nee’. Bijvoorbeeld: ‘Hebben we een afspraak?’ of ‘Is het helder?’. Het dwingt de ontvanger tot een heel gericht antwoord.
Open vragen roepen op tot het geven van informatie en zetten de ander aan tot denken. Ze starten met wat, wie, welke, waar, waarom, hoe? Bijvoorbeeld: ‘Wat is je overweging om dit te doen?’, ‘Wie moet ik hiervoor hebben?’, ‘Hoe ben je hiertoe gekomen?’, ‘Welke aanpak vind je het beste?’, ‘Waar kan ik je mee helpen?’. Een open vraag nodigt uit tot openheid van zaken.
Vragen die starten met ‘waarom’ staan ook in dit lijstje. Hier is echter iets bijzonders mee aan de hand. Wanneer je vraagt: ‘Waarom heb je dit zo aangepakt?’ klinkt dit al gauw aanvallend. Doe je dit bij een vriend of collega die je goed kent, dan is dat geen probleem. Gebruik je ‘waarom’ in een situatie met spanning of in een situatie met statusverschil (jij bent senior en de ander junior), dan kun je erop rekenen dat je een verdedigende reactie krijgt. De ander bouwt weerstand op en sluit zich af in plaats van zich te openen zoals je graag wilt bij een open vraag.
Weerstand roep je ook op door je mening te verpakken in je vraag. Bijvoorbeeld: ‘Vind je ook niet dat dit nooit kan werken?’ Er staat weliswaar een vraagteken achter, maar dat maakt het nog geen chique vraag. De ontvanger merkt dat je eigenlijk iets vindt, voelt zich aangevallen en gaat zich verdedigen.
Om dit te voorkomen, geldt de regel: als je een mening hebt, geef hem. Heb je een vraag, stel hem. Bijvoorbeeld: ‘Ik denk dat dit niet kan werken door dit en dat …’, en dan ‘… hoe zie jij dat?’. Doordat je jouw mening geeft, is duidelijk waar jij staat. Door de vraag te stellen ‘… hoe zie jij dat?’ ligt de bal weer bij de ander.
Dit maak je krachtig door het te ondersteunen met je lichaamstaal. Je stelt je open vraag – eventueel voorafgegaan door het geven van je eigen mening – en je ontspant. Ga niet staren, leun een beetje naar achteren en laat een stilte vallen (minimaal vier seconden want dan is je vraag door de hersens verwerkt). Zo ben jij transparant en ontstaat letterlijk de ruimte voor de ander om te antwoorden. Je creëert hiermee al snel een open sfeer waarbij snel veel informatie op tafel komt. Iemand onder druk zetten kan altijd nog.
