Hoe kan ik effectief blijven onder chaotische omstandigheden?

Jaco Friedrich is softskillstrainer bij The High Tech Institute.

Een ingenieur vraagt:

Als projectleider werk ik vaak onder druk en verandert er voortdurend van alles. In deze chaotische situaties gebeuren er veel dingen tegelijkertijd en verlies ik het overzicht, maak ik fouten en vergeet ik details. Dat kan ik niet hebben, want daardoor wordt het alleen maar lastiger om de controle te houden. Hoe ga ik daar goed mee om?

De communicatietrainer antwoordt:

Eigenlijk is niet de situatie chaotisch, maar word jij chaotisch. De situatie is gewoon zoals hij is. Doordat jij je rust verliest in je hoofd, verlies je overzicht en ben je niet in staat om alle projectmanagementtools die je kent goed in te zetten. Hier ligt een aantal zaken aan ten grondslag.

Aan de basis ligt een belangrijke misvatting. We realiseren ons niet goed genoeg dat dingen veranderen, soms heel snel en veel tegelijkertijd. Ondanks dat het ook vaak de verandering is die het werk leuk maakt, verdwijnt dat als je probeert alles te controleren en je gefrustreerd raakt als dat niet lukt. In het effectief kunnen managen van snel veranderende situaties is een aantal dingen belangrijk.

Allereerst moet je beseffen dat het de aard van de dingen is dat ze voortdurend veranderen. Dat klinkt als een inkoppertje, maar dit is in praktijk lastig om echt onder ogen te zien. We gaan er gewoonweg vanuit dat dingen om ons heen, inclusief ons zelf, blijvend zijn. Maar dat is niet zo. Alles verandert waar je bij staat. De functie die je bekleedt, de mensen waar je mee werkt en zelfs de kop waar je je koffie uit drinkt. Het kopje lijkt een vast ding, maar bestaat slechts bij gratie van een aantal oorzaken en condities die samenkomen. Nauwer bekeken bestaat wat je een kopje noemt uit allerlei moleculen die op hun beurt weer bestaan uit allerlei kleine deeltjes die in een bepaalde samenhang bewegen. Dit alles is ook nog eens aan verandering onderhevig. Op de grond gevallen en je kopje in stukken, noem je het dan nog een kopje? Dingen veranderen, en ze beschouwen als een vast gegeven is niet realistisch en leidt tot verassingen en stress. Dus het echt tot je door laten dringen dat alles verandert, maakt dat je er minder van schrikt en je ontspant.

Het ontspannen kunnen blijven is precies waar het om draait. Hier is het goed onderscheid te maken tussen twee aspecten van je bewustzijn. Aan de ene kant het denkende bewustzijn en aan de andere kant het bewustzijn zelf. Het denkende bewustzijn heeft het liefst dat alles blijvend is en als dat dan niet zo is, roept dat allerlei emoties en gedachten op. Je verwachtingen komen niet uit, daar heb je weer gedachten over, wat weer andere gedachten en emoties op roept etc… In een paar seconden heb je een heel verhaal in je hoofd. En dat ratelt maar door. Ondertussen verlies je de feitelijke situatie uit het oog en handel je vanuit je emoties, gedachten en concepten die je hebt over de situatie. Resultaat, meer gedoe en minder resultaat.

Lukt het je daarentegen om ontspannen te blijven, dan gebeurt er een aantal heel positieve dingen. Je waarneming vernauwt zich niet, je blijft overzicht houden en kunt de feiten zien en niet wat je denkt dat er gebeurt. Je hersenen blijven creatief, dus weten een oplossing te bedenken voor wat zich aandient. En je emotionele intelligentie blijft werken, dus je blijft empatisch, in staat te luisteren en wordt niet kort of stressig in je communicatie. Kortom alles wat je nodig hebt om effectief te kunnen blijven sturen in een moeilijke situatie. Eigenlijk ben je zoals je op je best bent. Wat je hierbij helpt, is ongeveer een kwart van je bewustzijn te richten op de taak, een kwart ben je bewust dat je je nog op je taak richt en niet afgeleid bent. Voor de rest, de helft dus, blijf je ontspannen en open. Wanneer je dit lukt, lukt alles beter.