Hoe geef ik directe feedback aan collega’s die dat niet gewend zijn?

Jaco Friedrich is softskillstrainer bij The High Tech Institute. 

18 februari 2017

Jaco Friedrich is softskillstrainer bij The High Tech Institute. 

Een ingenieur vraagt:

Ik werk met veel collega’s uit verschillende culturen. De meeste daarvan zijn niet gewend aan hoe wij in Nederland elkaar feedback geven. Toch is het nodig om aan te geven waar iemand zich kan of moet verbeteren als er iets niet goed loopt. Hoe pak ik dat aan?

De communicatietrainer antwoordt:

Het gaat bij feedback om het tussen de oren krijgen van je boodschap bij de ander zonder de relatie te verstoren. De directe ‘Nederlandse’ manier kan niet goed werken wanneer je met culturen werkt die dit niet gewend zijn. De volgende tien punten helpen je.

1) Als uitgangspunt is het altijd goed bij jezelf na te gaan of je de feedback geeft om de ander te helpen en de situatie te verbeteren, en dus niet alleen om je autoriteit te bevestigen of om iemand op zijn donder geven.

2) Het is belangrijk te investeren in het bouwen van een vertrouwensrelatie met je medewerkers voordat je ze terugkoppeling geeft. Je hebt waarschijnlijk zelf ook de meest waardevolle feedback gehad van mensen die dicht bij je staan. Relaties opbouwen gebeurt in veel landen vaak buiten werktijd. Het kan dus helpen hier regelmatig aandacht aan te besteden.

3) In Aziatische en Arabische landen is het voorkomen van gezichtsverlies belangrijk. Het kan daarom handig zijn om te beginnen met meer subtiele feedback om dingen gedaan te krijgen. Stel je ziet in een rapport dat een bepaald deel fouten bevat. Benoem dan hoe goed het ene deel is. De ander zal oppikken dat het andere deel nog aandacht nodig heeft. Zeg je zoiets tegen een Amerikaan of Nederlander, dan zal hij je feedback niet begrijpen en liever hebben dat je direct zegt wat er nog fout is want dat is sneller. Begin eerst subtiel; dan kun je, mocht je boodschap niet worden opgepikt, altijd nog directer worden. Terugkrabbelen als de kat al uit de zak is, is moeilijker.

4) Richt je feedback op gedrag en eigenschappen van het werk in plaats van te oordelen. In plaats van: ‘Je werk is onzorgvuldig’, zeg je: ‘Deze presentatie bevat drie fouten.’ In plaats van: ‘Dit rapport is niet compleet’, kun je zeggen: ‘Ik zou graag aanvullend een tabel zien.’

5) Om gezichtsverlies te voorkomen, kun je ook de passieve spreekwijze gebruiken in plaats van de actieve. Dat klinkt als volgt: ‘De receptie was vanochtend een kwartier onbezet’, in plaats van: ‘Je was te laat.’ Je voorkomt dus persoonlijke beschuldigingen. De aangesproken persoon kan uit de opmerking opmaken dat het zijn verantwoordelijkheid was om op tijd te zijn en dat de afwezigheid is opgemerkt. In veel talen is deze passieve taal al ingebakken. Als je dit niet gewend bent, kan dit moeite kosten om te doen.

6) Zeg wat je wel wilt in plaats van wat niet. ‘Stop hiermee’ klinkt nou eenmaal als een reprimande of je nu 2 of 52 jaar bent. Dus: ‘Probeer het op deze manier te doen’, in plaats van: ‘Dit is niet de manier.’

7) Het hele team aanspreken op bijvoorbeeld het naleven van de nieuwe werkregels maakt de druk op het individu minder direct. Groepsdruk kan vervolgens zorgen dat de persoon in kwestie zich toch gaat houden aan de regels zonder dat jij hem direct hebt hoeven aanspreken.

8) Spreek zacht in plaats van hard. Een rustige stem kan een gespannen situatie ontspannen en dat maakt het makkelijker voor de medewerker om je boodschap te horen.

9) Respect tonen in je acties voor diegene die je feedback geeft, is bovenal belangrijk. Dit kun je laten zien door samen tijd door te brengen. Of door de ander advies te vragen of iemand naar hem toe sturen voor advies. Ook jezelf betrekken in de oplossing laat zien dat niemand alle antwoorden alleen heeft en je de visie van de ander waardeert. Je zegt bijvoorbeeld: ‘Laten we kijken hoe we dit kunnen oplossen.’

10) Als laatste: geef complimenten. Je medewerker kan zich ongemakkelijk voelen wanneer er te veel specifieke aandacht is voor zijn persoonlijke prestatie. Ga dan liever met de hele groep uiteten en beloon zo iedereen. Een compliment kun je dan in een een-op-eensituatie geven.