Draai aan de juiste knop en maak communicatie efficiënter

Na een paar jaar fusie-, overname- en arbeidsrecht te hebben uitgeprobeerd bij de Nederlandse branche van het Amerikaanse advocatenkantoor Baker McKenzie realiseerde Kees Rijssenbeek zich dat dat gewoon niet zijn wereld was. ‘Achteraf zou je kunnen zeggen dat het bedrijf veel duidelijker was over het feit dat het niet bij mij paste dan ikzelf’, zegt Rijssenbeek gekscherend. ‘In die wereld ga je omhoog op de ladder, of je ligt eruit. Terwijl ik net overwoog om partner te worden, bleek het bedrijf een heel andere visie te hebben. Ik lag er dus uit, samen met ongeveer twee derde van mijn collega’s. Het bleek een verhulde zegen. Als ik terugkijk, zou ik nooit gelukkig zijn geworden van de tachtigurige werkweken met grote stapels aan juridisch papierwerk.’

Voor zijn volgende stap waagde Rijssenbeek zich in het retaildomein, waar hij meewerkte in het marketing- en commerciële team van cosmeticamerk Rituals. Dit was tijdens de begindagen van het merk, toen het net naam begon te maken en slechts één kantoor in Amsterdam had met ongeveer tien medewerkers. ‘Hoewel het een grote verandering was ten opzichte van het ondernemingsrecht, merkte ik dat ik hetzelfde gevoel had. Het was voor het grootste deel gewoon een baan en gaf me niet echt energie’, herinnert Rijssenbeek zich. Hij vroeg zich toen af wat hem wel echt zou motiveren. ‘In mijn vrije tijd heb ik een paar trainingen gevolgd om te ontdekken wie ik was en wat ik wilde. Ik kwam tot de conclusie dat het meest opwindende en interessante deel van al mijn banen de persoonlijke, menselijke interactie was.’

‘Terugkijkend op dat deel van mijn leven, realiseer ik me twee dingen. Ten eerste, ik ben altijd geïnteresseerd geweest in de verhalen van mensen en goed in luisteren en echt horen wat ze te zeggen hebben’, aldus Rijssenbeek. ‘Ten tweede, ik had echt lang geleden aandelen in Rituals moeten kopen toen het nog zo klein was.’

Effective communication skills for technology professionals - part 1

Become able to recognize the typical communication challenges and master the skills to successfully deal with them.

Meer informatie

Jaloers

De laatste tien jaar lijkt Rijssenbeek met het geven van beroepstrainingen zijn roeping te hebben gevonden. Drie jaar geleden trad hij toe tot het High Tech Institute-team. Daar geeft hij de training ‘Effective communication skills for technology professionals’, die erop is gericht om technische mensen te helpen bij het overwinnen van enkele van de grootste communicatie-uitdagingen en -valkuilen.

Het werken met dit specifieke publiek maakt hem soms een tikkeltje jaloers. ‘Ik wil niet te veel generaliseren, maar wat ik regelmatig bij technici merk, is dat ze een paar eigenschappen hebben waar ik behoorlijk jaloers op ben. Een daarvan is dat ze redelijk bescheiden zijn en goed inzicht hebben in hun beperkingen; ze weten wat ze wel en niet weten, of het nu gaat om de wetten van de natuur, van de fysica of daarbuiten’, zegt Rijssenbeek. ‘Ze hebben ook een heel sterke drang om problemen op te lossen. Ze gaan niet politiek met elkaar om maar zijn alleen geïnteresseerd of iets werkt. Zo ja, geweldig, dan gebruiken ze het. En zo nee, dan gaat iedereen terug naar de tekentafel om een oplossing te vinden. Het gaat er al helemaal niet om dat ze alle credits krijgen. Dat is zo anders dan in het ondernemingsrecht en in de marketingwereld.’

Knoppen

Maar er zijn ook enkele veelvoorkomende obstakels waar veel techneuten tegenaan lopen, vooral in de communicatie. Uitdagingen zoals veel tijd kwijt zijn aan zich herhalende gesprekken die niets opleveren, moeite hebben om buy-in van stakeholders te verkrijgen of te kritisch overkomen bij het geven van feedback. Hoewel in de technische wereld de meeste problemen kunnen worden gekwantificeerd en berekend, kan het wat betreft persoonlijke communicatie een stukje uitdagender zijn als je niet weet welke signalen je moet oppikken. Precies daarbij wil Rijssenbeek de deelnemers aan de training begeleiden.

‘Van miscommunicatie tot privéproblemen tot mensen die gewoon een slechte dag hebben, er zijn heel wat factoren die interpersoonlijke communicatie beïnvloeden. Waar het bij deze training om draait, is het aanleren van enkele van de basisknoppen waaraan ze kunnen draaien om effectiever te communiceren’, legt Rijssenbeek uit. ‘De eerste en waarschijnlijk belangrijkste knop is actief luisteren. Hoe simpel het ook mag klinken, actief luisteren wordt vaak volledig over het hoofd gezien en ondergewaardeerd.’

Volgens Rijssenbeek denken mensen in het hightechdomein vaak dat ze op dezelfde lijn zitten en tot overeenstemming zijn gekomen, om later te ontdekken dat ze het gesprek toch heel anders hebben geïnterpreteerd. ‘Te vaak maken ze de vergissing om alleen te zenden, in plaats van ook te ontvangen of echt te luisteren. Actief luisteren vergt oefening en inspanning; het vereist dat iemand zijn verlangen uitschakelt om erin te springen, en echt hoort en begrijpt wat iemand zegt’, aldus Rijssenbeek. ‘De gemakkelijkste manier om dit te doen, is door aandachtig te luisteren en vervolgens een samenvattend antwoord te geven zodat je weet dat je op dezelfde lijn zit. Dat klinkt misschien makkelijk, en dat kan het ook zijn, maar dat is een van de meest effectieve vaardigheden die deelnemers tijdens de training leren.’

Een andere knop die wordt gebruikt om effectieve communicatie te bevorderen, zijn de non-verbale signalen, zoals lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen. ‘Die non-verbale signalen kunnen moeilijk zijn voor technici om op te pikken. Omdat velen van hen de neiging hebben om te focussen op de inhoud in plaats van op de interactie, hebben ze vaak de verwachting dat anderen de dingen hetzelfde waarnemen als zij. In de praktijk gaat dat vaak anders’, weet Rijssenbeek. ‘Daarom besteden we het overgrote deel van de training aan het oefenen van deze en andere vaardigheden. Dit is geen cursus gebaseerd op theorie en eindeloze discussies, het gaat erom ze in de praktijk te brengen en nieuwe gewoontes aan te leren om beter door de communicatie op een technische werkplek te kunnen navigeren.’

Dit artikel is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met High Tech Institute.